อนุมัติ Delivery Note (ยืนยันการจัดส่ง)
เมื่อร่าง Delivery Note เสร็จแล้ว ผู้มีสิทธิ์ (Stock Manager) จะต้อง Submit เพื่อยืนยันการจัดส่งสินค้า ซึ่งจะหัก Stock Balance ออกจากคลังทันที และเชื่อมโยงกับ Sales Invoice ต่อไป
สถานะเอกสาร (Document Status)
| สถานะ | ความหมาย |
|---|---|
| Draft | รายการยังเป็นฉบับร่าง ยังไม่มีผลต่อสต็อกสินค้า คุณสามารถแก้ไขหรือลบข้อมูลได้ |
| To Bill | สินค้าถูกตัดออกจากสต็อกแล้ว (ส่งของแล้ว) แต่ ยังไม่ได้ทำใบแจ้งหนี้ (Sales Invoice) หรือยังทำไม่ครบตามจำนวน |
| Partially Billed | มีการทำใบแจ้งหนี้ (Sales Invoice) ไปบ้างแล้วบางส่วน แต่ยังเหลือยอดที่ต้องเรียกเก็บเงินอีก |
| Completed | ดำเนินการเสร็จสมบูรณ์ คือส่งของเรียบร้อยและ เปิดใบแจ้งหนี้ครบถ้วนแล้ว |
| Return | มีการทำรายการ Sales Return (รับคืนสินค้า) เต็มจำนวนจากใบส่งของฉบับนี้ |
| Return Issued | มีการรับคืนสินค้าเพียงบางส่วน (สถานะนี้มักปรากฏเมื่อมีการทำใบลดหนี้/รับคืนอ้างอิงใบส่งของ) |
| Cancelled | รายการถูกยกเลิก ซึ่งจะทำให้จำนวนสินค้าถูกดึงกลับเข้าสต็อก (หากเคยส่งออกไปแล้ว) |
| Closed | ผู้ใช้สั่ง “ปิด” รายการด้วยตนเอง เพื่อไม่ให้ระบบนำรายการนี้ไปค้างในรายงาน To Bill อีก (มักใช้กรณีที่ไม่ต้องการเก็บเงินส่วนที่เหลือแล้ว) |
เข้าดูรายการ Delivery Note สถานะ Draft
คลิกไปที่ Stock → ใบเบิกสินค้าสำเร็จรูป รายงานนี้จะแสดงรายการที่ต้องถูกเบิกสินค้าสำเร็จรูปเพื่อเตรียมส่งสินค้าให้กับลูกค้า
ตรวจสอบรายละเอียดข้อมูล พร้อมทำการหยิบสินค้า
รายการจะแสดงเอกสาร MAT-DN-20… ทั้งหมด (ใบส่งสินค้าสถานะร่าง) พร้อมรายละเอียดข้อมูลต่างๆที่ถูกแสดงในคอลัมน์ดังนี้
- ID - เลขที่เอกสารใบส่งของ (เช่น MAT-DN-2026-XXXXX)
- Company - ชื่อบริษัทในระบบของคุณที่ออกเอกสารนี้
- Customer - รหัสลูกค้า หรือชื่อย่อของลูกค้า
- Customer Name - ชื่อเต็มของลูกค้าที่รับสินค้า
- Item Code - รหัสสินค้า
- Batch No - เลขล็อตของสินค้า (สำคัญมากสำหรับการตัดสต็อกสินค้าที่มีวันหมดอายุ หรือต้องการคุม Lot)
- Warehouse - คลังสินค้าที่ตัดของออก
- Item Name - ชื่อรายละเอียดของสินค้า
- Quantity - จำนวนสินค้าที่เบิกออก/ส่งออก
- Status - สถานะของเอกสาร
ตรวจสอบ Delivery Note และกด Submit
ตรวจสอบรายละเอียดข้อมูลให้ครบถ้วน และคลิก Submit ที่มุมขวาบน
ยืนยันการ Submit สำเร็จ
หลัง Submit สำเร็จ:
- สถานะเปลี่ยนเป็น Completed
- ปุ่มเปลี่ยนเป็น “Create”, “View”, “Status” และ “Cancel”
- ระบบแสดง Toast notification: ✅ “Submitted” และ ✅ “Delivery Note has been submitted successfully”
- Stock Balance ของสินค้าลดลงตามจำนวนที่ส่ง
หลัง Submit Delivery Note แล้ว ฝ่ายการเงินสามารถสร้าง Sales Invoice จาก Delivery Note นี้ได้เลย โดยกด “Create → Sales Invoice”
⚠️
ตรวจสอบ Stock ก่อน Submit เสมอ — ถ้าสินค้าใน Warehouse ไม่พอ ระบบจะไม่อนุญาตให้ Submit