ปฏิเสธการขอซื้อสินค้า (Reject Material Request)
เมื่อฝ่ายต่างๆส่ง Material Request ประเภท Purchase มา ฝ่ายจัดซื้อต้องเข้าระบบเพื่อตรวจสอบและอนุมัติคำขอ เพื่อนำมาดำเนินการสั่งซื้อในขั้นตอนต่อไป
สถานะเอกสาร (Document Status)
| สถานะ | ความหมาย |
|---|---|
| [MR] Draft | ร่าง ยังไม่ Submit |
| [MR] Waiting for Approve | Submit แล้ว รอฝ่ายจัดซื้อพิจารณา |
| [MR] Approved | อนุมัติแล้ว สามารถสร้าง Purchase Order ได้ |
| [MR] Rejected | ถูกปฏิเสธ — ต้องสร้างคำขอใหม่ |
| [MR] Cancelled | ยกเลิกคำขอ ซึ่งจะสามารถยกเลิกได้ต่อเมื่อสถานะรายการเป็น Approved |
เข้าหน้า Material Request
ค้นหา Material Request จากเมนูหลักหรือค้นหาชื่อในช่อง Search หลังจากนั้นระบบจะแสดงรายการ Material Request ทั้งหมด ซึ่งรวมคำขอสินค้าทั้งประเภท Purchase และ Manufacture
กรองด้วย รายการขอซื้อสินค้า
คัดกรองโดยคลิกที่ รายการขอซื้อสินค้า ที่มุมซ้ายล่างภายใต้คำว่า Hide Saved เมื่อคลิกระบบจะแสดงเฉพาะคำขอซื้อประเภท Purchase ทั้งหมด
กรองสถานะ [MR] Waiting for Approve เพื่อทำการอนุมัติ
รายการที่แสดงจะมีสถานะต่างๆ เช่น [MR] Waiting for Approve, [MR] Approved, [MR] Rejected ให้เลือกรายการที่มีสถานะ [MR] Waiting for Approve ที่บ่งบอกถึงการรอการอนุมัติ
เปิดเอกสารที่ต้องการพิจารณาการอนุมัติ
คลิกที่เอกสารที่ต้องการอนุมัติ
ตรวจสอบรายละเอียดคำขอ
รายการจะแสดงรายละเอียดการขอสั่งซื้อ ดังนี้
| ฟิลด์ | คำอธิบาย |
|---|---|
| Purpose | จุดประสงค์ของคำขอ — ต้องเป็น Purchase เท่านั้น |
| Transaction Date | วันที่สร้างคำขอ |
| Company | บริษัทที่ขอซื้อ |
| Required By | วันที่ต้องการสินค้า |
| Department | แผนกที่ขอซื้อ |
| Item Code | รหัสสินค้าที่ขอซื้อ (ในตาราง Items) |
| Quantity | จำนวนที่ขอ |
| Warehouse | คลังปลายทางที่รับสินค้า |
| UOM | หน่วยนับสินค้า |
เลือก Reject
คลิก Reject เพื่อปฏิเสธคำขอ สถานะของเอกสารจะเปลี่ยนจาก [PO] Waiting for Approve เป็น [PO] Rejected ทันที
ตรวจสอบสถานะ Rejected
หลังจาก Reject แล้ว เอกสารจะแสดงสถานะ [PO] Rejected ที่หัวเอกสาร ปุ่ม Actions ยังคงปรากฏอยู่ในกรณีต้องการดำเนินการเพิ่มเติม
เพิ่ม Comment อธิบายเหตุผล
เลื่อนลงมาที่ส่วน Activity และ Comments พิมพ์ comment อธิบายเหตุผลการปฏิเสธในช่อง “Type a reply / comment” เช่น:
- “ข้อมูลไม่ครบ” — ข้อมูลคำขอไม่สมบูรณ์
- “สินค้ายังมีในคลัง กรุณาตรวจสอบ Stock Balance ก่อน”
- “จำนวนที่ขอเกินงบประมาณ กรุณาแก้ไขและส่งใหม่”
ส่วน Activity จะบันทึกประวัติว่า “Purchase User [PO] Rejected · just now”
ยืนยันการ Reject เสร็จสิ้น
Comment จะปรากฏในส่วน Activity พร้อม timestamp ผู้ขอสามารถดูสถานะและ Comment เหตุผลได้จากเอกสาร Material Request เดิม จำนวน Comment ในหัวเอกสาร (ไอคอน Comment) จะเพิ่มขึ้น
ผู้ขอสามารถดูเหตุผลการปฏิเสธได้ในส่วน Activity ของเอกสาร Material Request และสร้างคำขอใหม่ที่ถูกต้อง
เอกสาร [MR] Rejected ไม่สามารถแก้ไขหรือ Approve ย้อนหลังได้ ต้องสร้าง Material Request ใหม่เท่านั้น